Was KMU bei einer neuen Software beachten sollten

Herzlich willkommen auf meinem Blog. In diesem Beitrag behandeln wir das Thema, auf was ein KMU bei der Beschaffung oder Evaluierung einer neuen Software beachten muss. Das Beschaffen einer Software (Computerprogramm) ist eine komplexe Angelegenheit, da die Software meisten in viele Bereiche innerhalb des KMU eingreift. Der Beitrag kann für Sie aber auch hilfreich sein, wenn Sie nur ein einfaches Programm für die Buchhaltung einführen möchten.

Was ist eine Software?

Wie immer bedienen wir uns bei Wikipedia für die genaue Definition:

Software [ˈsɒf(t)wɛː] (dt. = weiche Ware [von] soft = leicht veränderbare Komponenten […], Komplement zu ‚Hardware‘ für die physischen Komponenten)^[1] ist ein Sammelbegriff für Programme und die zugehörigen Daten.^[2] Sie kann als Beiwerk zusätzlich Bestandteile wie z. B. die Softwaredokumentation in der digitalen oder gedruckten Form eines Handbuchs enthalten.^[3]

Software bestimmt, was ein softwaregesteuertes Gerät tut und wie es das tut (in etwa vergleichbar mit einem Manuskript).^[4] Die Hardware (das Gerät selbst) führt Software aus (arbeitet sie ab) und setzt sie so in die Tat um. Software ist die Gesamtheit von Informationen, die man der Hardware hinzufügen muss, damit ein softwaregesteuertes Gerät für ein definiertes Aufgabenspektrum nutzbar wird.^[5]

Durch das softwaregesteuerte Arbeitsprinzip kann eine starre Hardware individuell arbeiten. Es wird heute nicht nur in klassischen Computern angewendet, sondern auch in vielen eingebetteten Systemen, wie beispielsweise in Waschmaschinen, Mobiltelefonen, Navigationssystemen und modernen Fernsehgeräten.

https://de.wikipedia.org/wiki/Software

Wie immer tönt das ein wenig technisch, also erklären wir hier den Zweck einer Software, so einfach wie möglich. Eine Software dient dazu gewisse Abläufe, oder hauptsächlich Berechnungen automatisch vorzunehmen. Damit eine Software dies auch erfolgreich ausführen kann, benötigt das Programm einen sauberen, funktionierenden Softwarecode und ganz wichtig, auch korrekte Daten mit welchen gerechnet wird.

Einfach typisches Beispiel dazu, ist eine Buchhaltungssoftware. Es werden laufend Buchungen (Daten) eingegeben und die Software erstellt anschliessend (durch Berechnungen) eine Bilanz, Erfolgsrechnung oder eine andere Auswertung.

Mögliche Softwareprogramme sind:

• Buchhaltungssoftware
• Dokumentenmanagement-System
• Qualitätsmanagement-System
• Personalverwaltung
• Online-Shops
• Fotobearbeitung
• Kundenverwaltung
• Lagerbuchhaltung
• Offerte-Erstellung
• und noch viele mehr…

Moderne Software ist ausserdem fähig, sich mit anderen Programmen oder Datenbanken via Schnittstellen zu kommunizieren. Das bieten den Vorteil, im Beispiel mit der Buchhaltungssoftware, dass der Treuhänder Ihre Daten direkt einlesen kann und somit kein Papier mehr benötigt wird.

In grösseren Firmen kommen auch sehr häufig sogenannte ERP-Systeme zum Einsatz. Diese Software ist sehr komplex und kann nur durch Profis bedient und gesteuert werden. Auf der folgenden Grafik versuche ich Ihnen aufzuzeigen, was eine ERP-Software ist:

Sie sehen, es sind viele Stellen involviert und arbeiten gemeinsam in gleichen System. Wichtig dabei ist die Disziplin der Personen, welche Daten und das System einpflegen. Auch die Administratoren müssen die Berechtigungen, wer was eingeben darf, genau verteilen um ein Stammdaten-Chaos zu vermeiden. Seien Sie sich bewusst, eine Software kann Ihnen eine enorme Effizienzsteigerung bringen aber auch ihr Unternehmen zum Stillstand bringen.

Aber ERP – nur für grosse Firmen? Keineswegs! Es gibt inzwischen auch zahlreiche Anbieter, welche ERP für kleinere und mittlere Unternehmen anbieten. Als Beispiel kann ich Ihnen bexio nennen, welche schon ganz flott daherkommt.

IST-Aufnahme

Das A und O bevor Sie eine Software kaufen ist eine vollständige IST-Aufnahme. Unter einer sogenannten „IST-Analyse“ schauen wir und im Grunde nur an, was wir bisher tun. Fangen Sie einfach an und schreiben Sie alle Tätigkeiten, welche in Ihrem Unternehmen stattfinden auf.

Prozessanalyse

Was ist eigentlich ein Prozess? Dieses Thema würde meinen Beitrag hier sprechen. Die Antwort finden Sie hier. Wir versuchen zuerst einmal alle Prozesse-Bereiche grob aufzuzeichnen:

1. Verkauf
2. Einkauf
3. Personalwesen
4. Buchhaltung
5. Lager
6. Produktion
7. Logistik
8. Qualitätskontrolle
9. Entwicklung
10. ……

Wir sehen, dass wir eigentlich sehr viele Prozesse in unseren Unternehmen haben und das ist nur die Oberfläche. Damit wir eine Software für alle oder möglichst viele Bereiche evaluieren können, müssen wir wissen was bei uns überhaupt alles passiert.

Wir versuchen nun die Prozesse ein wenig detaillierter darzustellen:

1. Verkauf
   1. Kunde ruft per Telefon an
   2. Kunde gibt Online eine Bestellung auf
   3. Kunde kauft im Verkaufsladen ein Produkt
   4. Kunde verlangt eine Offerte
2. Einkauf
   1. Einkauf will neuen Lieferanten suchen
   2. Einkauf bestellt Ware bei bestehendem Lieferanten
   3. Einkauf bewertet einen Lieferanten
   4. Einkauf ist mit Qualität nicht einverstanden und will Austausch
   5. Einkauf fordert eine Spezifikation an
   6. ….

Listen Sie alle Prozesse so detailliert wie möglich auf. Umso genauer Sie diese Arbeit machen, desto besser können Sie mit Ihrem Software-Partner die Möglichkeiten besprechen.

Ein Blick in die Zukunft

Wenn Sie die IST-Aufnahme abgeschlossen haben, wagen Sie auch ein Blick über den Tellerrand hinaus. Was haben Sie vor? Übernehmen Sie in nächster Zeit einen weiteren Standort? Eine andere Firma? Strukturieren Sie um?

Es wäre schade, wenn Sie nun den Aufwand beitreiben und eine Software evaluieren, welche nach 6 Monaten nicht mehr Ihrem Bedürfnis entspricht.

Wieso wir dies eigentlich tun? Es ist ganz einfach. Jeder Hersteller hat seine Vor- und Nachteile. Mit einer sauberen IST-Aufnahme können wir im Pflichtenheft ganz genau beschreiben was wir suchen und so prüfen, ob der Lieferant für unseren Fall eine Lösung bieten kann. Mit der IST-Analyse gehen wir Punkt für Punkt durch und prüfen, ob die Software die Funktion erfüllen kann.

Beispiel: Wenn Sie beispielsweise 100 Mitarbeiter haben, wäre es schon hilfreich, dass man die Lohnbuchhaltung auch in die Software integrieren kann. Wenn sich nun zeigt, dass die gewünschte Software alle Funktionen ausser der Lohnbuchhaltung abdeckt, können Sie immer noch entscheiden, ob sie die bestehende Lösung behalten oder einen anderen Lieferanten suchen. – Aber immerhin wissen Sie es im Voraus.

Pflichtenheft für eine Software

Dokumentation

Kommen wir zum wichtigsten Teil Ihrer Evaluation. Wir formulieren nun die Anforderungen, welche sich für Ihr KMU stellen. Bauen Sie am besten Ihre Pflichtenheft wie folgt auf:

1. Einleitung
2. Situationsanalyse
   1. Organisation
   2. Produkte / Dienstleitung
   3. Infrastruktur / IT-Umfeld
   4. Software / Schnittstellen
   5. IT-Sicherheit
   6. IST-Aufnahme der Prozesse
   7. Sonderfälle
3. Projektorganisation
   1. Projektleiter
   2. Projektphasen
   3. Projektziele
4. Anforderungskatalog
   1. Verkauf
   2. Einkauf
   3. Produktion
   4. Buchhaltung
   5. Auswertungen / Statistiken / Dashboard
   6. ….
5. Inhalt der Offerte
   1. Vorstellung der Software-Lösung
   2. Vorstellung des Lieferanten
   3. Vorgehen bei der Realisierung / Dauer
   4. Daten-Migration
   5. Schnittstellen-Definition
   6. Kostenschätzung
   7. Lizenzen
   8. Update / Upgrades
   9. Referenzen

Die Firma Amman-Informatik www.amanninformatik.ch hat auf Ihrer Homepage eine umfangreiche Vorlage, wie ein Pflichtenheft aussehen kann. Diese Vorlage finde ich sehr gut und kann sogar individuell angepasst werden. Den Link finden Sie hier.

Software

In manchen Situation macht kann eine neue Software nicht jede Funktion übernehmen. Schön wäre immer, wenn alles zentral zusammenlauft. Es gibt Fälle wo es technisch nicht möglich ist oder schlicht zu viel kostet. Schätzen Sie ab, welche Programme Sie laufen lassen und welche Sie ablösen.

Haben Sie Beispiel eine Software für einen alten Etikettendrucker? Lassen Sie diesen ruhig laufen, er beeinflusst ihr Geschäft nur geringfügig.

Hardware

Kontrollieren Sie auch Ihre Hardware. Ist diese auf einem aktuellen Stand? Eine alte Server-Infrastruktur kann ihre Software ausbremsen und so zu viel Unmut führen. Über das Thema Hardware kaufen oder mieten, werde ich zukünftig noch einen Beitrag verfassen.

Stammdaten

Mein Lieblingsthema sind die Stammdaten. Wie oft habe ich schon gesehen, dass Software vergewaltigt wird, nur um eine Funktion zu erreichen, wozu das Programm eigentlich gar nicht vorgesehen wäre. Bitte kontrollieren Sie ihre Stammdaten! Wie ist die Qualität?

Steht bei Anrede immer Herr oder Frau? Oder steht da der Firmenname und in der Adresszeile Frau Müller? Stimmen Ihre Kostenstellen oder sind da einige falsch? Oder hat Bern neuerdings die PLZ 5600?

Daten werden in Zukunft immer wichtiger. Aus diesem Grund macht eine Bereinigung immer Sinn.

Goldene Regel: Korrigieren Sie ihre Stammdaten bevor Sie eine neue Software einführen.

Schnittstellen einer Software

KMU haben glücklicherweise in der Regel nicht viele Schnittstellen. Dies kann sich in naher Zukunft aber ändern. Überlegen Sie sich, mit wem Ihre Software kommunizieren muss oder soll. Verwenden Sie in Ihrem Verkaufsgeschäft eine Verkaufswaage, welche den Artikelstamm verwendet, so haben wir bereits eine erste Schnittstelle. Kann ihr Treuhänder die Daten direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware abrufen? Dann wir haben wir bereits die Zweite.

Es ist wichtig, dass Sie alle Schnittstellen finden und diese im Pflichtenheft erfassen.

Modularer Aufbau / Funktionsumfang

Achten Sie bei der Validierung, ob Ihr Lieferant einen modularen Aufbau zulässt. Bei komplexer Software empfiehlt es sich, sie modular einzuführen. Das bedeutet:

Lieferant A bietet (nicht modular ausbaubar):

• Auftragsabwicklung
• Finanzbuchhaltung
• Artikelstammverwaltung
• Lohnbuchhaltung
• ….

Das heisst nun, dass die Software von Lieferant A zwar alles bietet, was wir uns wünschen. Es heisst jedoch auch, dass wir diese Software grundsätzlich auf einmal einführen müssen. Da die Einführung immer eine komplexe Angelegenheit ist, wäre eine modulare Einführung von Vorteil.

Lieferant B bietet (modular ausbaubar):

• Auftragsabwicklung
• Finanzbuchhaltung
• Artikelstammverwaltung
• Lohnbuchhaltung
• …

Mit der Möglichkeit eines modularen Aufbaus, werden nun andere Varianten möglich. Wenn wir als Beispiel mit der Finanzbuchhaltung noch warten möchten, werden wir in der ersten Phase die Artikelstammverwaltung und Auftragsabwicklung einführen. Sobald die Kinderkrankheiten überstanden sind, gehen wir weiter mit der Lohnbuchhaltung und den restlichen Modulen.

Es gib dabei auch den Vorteil, dass man seine Investitionen bündeln kann und nicht mehr benötigte Module auch wieder abstossen kann.

Cloud-Betrieb

Die meisten Programme werden nach wie vor auf dem PC installiert. In grösseren Umgebungen werden die Hauptprogramme auf Serverumgebungen installiert und der einzelne Benutzer senden nur einzelne Anfragen zum Server. Seit einigen Jahren bieten viele Unternehmen sogenannte „Cloud“-Lösungen an. Die Cloud (Wolke) bietet den Vorteil, dass die gesamte Rechenleistung in grossen Rechenzentren geleistet wird und der PC vom Enduser nur noch zur Dateneingabe oder -abruf verwendet wird.

Auch kann in einer Cloud eine sehr umfangreiche Datensicherung stattfinden. Der Nachteil von einem Cloud-Betrieb ist, dass das Internet jederzeit funktionieren muss. Dies wir heute mit sogenannten „Internet-Backups„, wie beispielsweise Swisscom anbietet, sichergestellt.

Bedenken Sie: Mit dem Einsatz einer „Cloud“-Lösung liegt die Datenhoheit bei Ihrem Lieferanten. Ich raten Ihnen, dass sie einen Schweizer Anbieter nehmen, welche sein Datencenter innerhalb der Schweiz betreibt und somit der Schweizer Gesetzgebung untersteht.

Updates und Erweiterungen

Eine jede Software wird weiterentwickelt. Fehler werden aus dem Code entfernt, der Code auf den neusten Stand gebracht oder neue Funktionen hinzugefügt. Sobald Sie ihre Software installiert haben, ist Sie bereits wieder veraltet. Besprechen Sie diese Thematik mit Ihrem Lieferanten sorgfältig. Folgende Fragen sollte er Ihnen unbedingt beantworten:

• Wie oft werden Updates gemacht?
• Was kosten Updates?
• Werden die Updates korrekt angemeldet?
• Wer haftet nach Updates, wenn individuelle Anforderungen nicht mehr erfüllt sind?
• Muss die Infrastruktur (Server) upgedatet werden?
• Ist der Support nach einem Update kostenpflichtig?
• Wer ist verantwortlich für die Backups vor Updates?

Datensicherung / Sicherstellung des Betriebes

Fall Sie in Ihrem Betrieb das Konzept der Datensicherung noch nicht haben, wird es spätestens mit der Einführung einer neuen Software zur Pflicht. In meinem nächsten Artikel werde ich über die Datensicherung im KMU ausführlicher berichten.

Einige Inupts zum Thema Backup:

• Cloud-Betrieb / Backup in der Cloud
• Datensicherung auf externem Speichermedium
• Zeitgesteuerte Datensicherung
• Redundantes Systembetrieb
• Testen sie eine komplette Systemwiederherstellung nur mit Backups

Eine funktionierende Datensicherung ist Hirn ihres Unternehmens. Stellen Sie sich vor ihr Gebäude brennt total nieder. Was haben Sie dann noch? Genau, nichts. Sie starten auf einer grünen Wiese und dies wird Ihnen sehr viel Aufwand und enorme Kosten bringen.

Tipp: Bitte prüfen sie sorgfältig, wie Sie ihre Daten sichern und auch schützen. Klären Sie mit dem Lieferant, wie seine Systemdaten geschützt und vor Manipulation bewahrt werden.

Bedrohungen von aussen

Treu dem Motto „Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts.“ gebe ich Ihnen einige Inputs zum Thema Bedrohungen von aussen. Man kann vor diesem Thema die Augen nicht mehr verschliessen. Cyberkriminalität ist aktueller denn je. Bevor Sie eine neue Software einführen muss dieser Punkt geklärt werden. Als Bedrohungen von aussen verstehe ich folgende Punkte:

Bedrohung	Entstehung	Abwehrmassnahme
E-Mail- oder Internetbetrug	Dritte dringen in Ihre Infrastruktur ein und oder stehlen Ihre Identität.	Aktuelle Security Software, Sensibilisierung Mitarbeiter
Identitätsbetrug (Phising)	Dritte stehlen Ihre Daten und verwenden Sie weiter (Bsp. Kreditkarte)	Aktuelle Security Software, Sensibilisierung Mitarbeiter
Cyber- Erpressung	Dritte verschlüsseln Ihre Daten und verlangen Geld zur Entschlüsslung der Daten	Aktuelle Security Software, funktionierende Backups
Spionage / Diebstahl	Dritte dringen in Ihr Netzwerk ein, spionieren Sie aus oder stehlen Daten	Aktuelle Security Software, Sensibilisierung Mitarbeiter

Die meisten Fälle beabsichtigen ihnen finanziellen Schaden zuzuführen.

Wenn Sie genauere Informationen wünschen empfehle ich Ihnen den Beitrag von Kaspersky (Whats is Cybercrime), welcher alles sehr ausführlich erklärt.

Tipp: Besprechen Sie mit Ihrem Partner, wie er die aufgeführten Bedrohungen sicherstellt.

Kostenvoranschlag / Lizenzen

Vergleich der Angebote

Sie wissen nun was genau Sie wollen und haben bereits Angebote erhalten. Es ist nun wichtig, dass Sie die entsprechenden Angebot auch miteinander vergleichen können. Es bietet sich an dies mit einer Bewertungsmatrix oder Nutzwert-Analyse zu machen. Sie können ganz einfach in Excel eine Tabelle erstellen und die entsprechenden Positionen mit Punkten oder einem Wert vergleichen. Dies könnte so aussehen:

Beachten Sie bitte, das Sie Äpfel mit Äpfel vergleichen. Wenn Sie unklare Positionen haben, dann sollten Sie beim Lieferanten nachfragen und klären.

Umsetzung und Implementierung

Planen Sie genügend Zeit ein. Je nach Grösse und Umfang einer Software benötigen Sie mehrere Monate, bis die Software einwandfrei läuft. In der Regel kaufen oder mieten Sie die Software. Wichtig: Den Inhalt (Daten) müssen Sie selbst einpflegen, dies nimmt ihnen in der Praxis keine Firma ab.

Erstellen Sie in der Umsetzungsphase unbedingt ein Fehlerprotokoll und melden sie es dem Lieferanten umgehend.

In der Startphase heisst es also testen, testen und nochmals testen.

Fehlerquellen

• Keine vollständige IST-Aufnahme führt zu Überraschungen bei der Einführung
• Leistungskatalog nicht korrekt definiert und es entstehen unerwartete Kosten
• Übernahme von schlechten Stammdaten (Hohe Folgekosten!)
• Schnittstellen zu anderen Geräten oder Systeme wurden nicht definiert
• Vermeiden Sie wenn immer möglich individuelle Anpassungen im Softwarecode
• Fehler werden in der Umsetzungsphase nicht dem Lieferanten gemeldet

Fazit

Sie haben Sie nun mit dem Thema Software-Beschaffung auseinandergesetzt und wissen einige Punkte, welche Sie unbedingt beachten sollten. Planen Sie genügend Zeit für die Vorabklärungen ein und entscheiden Sie nicht zu schnell. Bei den Softwarelösungen ist es oft so, dass der Verkaufsberater alles verspricht und sich vieles anschliessend nicht oder nicht nach Ihrem Wunsch realisieren lässt. Überprüfen Sie auch genau den Angebotspreis und und schätzen Sie die Folgekosten ab. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und gute Geschäfte.

Habe Sie noch offene Fragen? Gerne können Sie mich kontaktieren, damit ich Ihnen helfen kann eine optimale Lösung zu finden. Wenn Sie meinen Beitrag gerne teilen möchten, haben Sie hier die Möglichkeit: