Dashboard mit Kennzahlen erstellen für KMU

Führung durch Kennzahlen

In der modernen Unternehmensführung kommen Sie um Kennzahlen nicht mehr herum. Die sogenannten KPI (Key Performance Indicator) dienen dazu, Veränderungen und Entwicklungen grafisch darzustellen. Für Sie als Führungsperson sollten die Kennzahlen ein wichtiges Element zur Führung ihres Unternehmens, bzw. Unternehmensberiech sein. Die Hauptaufgabe von Indikatoren ist Veränderungen, grafisch darzustellen. Korrekterweise benötigen KPI immer ein definiertes Ziel. Also werde ich im folgenden Text bewusst über Kennzahlen sprechen, damit es nicht zu komplex wird.

Der Begriff Key-Performance-Indicator bzw. Leistungskennzahl bezeichnet in der Betriebswirtschaftslehre Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb einer Organisation gemessen und/oder ermittelt werden kann

https://de.wikipedia.org/wiki/Key_Performance_Indicator

Es gibt sehr viele Kennzahlen, welche Sie auswerten können. Sie werden im Grundsatz in die Bereiche Finanzen, Kunden und Prozess eingeteilt. Dazu einige Beispiele:

• Anzahl Abschlüsse im Verkauf
• Anzahl gewonnene Neukunden
• Cashflow
• Fehler in der Produktion
• Mitarbeiterfluktuation
• Anzahl Personalstunden
• Maschinenauslastung

Ausserdem ist der Vergleich von Kennzahlen sehr interessant. So kann man beispielsweise folgende Werte miteinander direkt vergleichen:

• Anzahl geschaltete Werbung / Kundenzugangsquote
• Abschluss Projektoptimierungskosten / Umsatzrentabilität
• Anzahl Abladestellen / Gefahrene Kilometer
• Anzahl Produkte / Umsatz
• Geleistete Personalstunden / Umsatz im Zeitraum
• Mitarbeiterzufriedenheit/Mitarbeiterfluktuation

Es ist wichtig zu wissen, dass gewisse Kennzahlen quantitativ und andere nur qualitativ messbar sind. Die qualitativen sind jedoch nicht zu unterschätzen und müssen zwingend immer nach der gleichen Methode erfasst werden.

Management-Dashboards für KMU?

Der Begriff tönt hochgestochen und ist sicher nur etwas für grosse Firmen. Nein, ganz im Gegenteil! In grösseren Firmen gibt es selbstverständlich Controller, welches das Controlling übernehmen. Aber jedes KMU kann für sich Kennzahlen erfassen und auswerten. Sie verfügen über mehr Daten als Sie denken. Denn allein schon von der Buchführungspflicht her sind im Bereich Finanzen viele Kennzahlen vorhanden. Der Vorteil von grafischen Darstellungen (Dashboard) ist, dass sie schnell und unmissverständlich zu lesen sind. Sie dienen als Effektives Tool zur Kontrolle der Unternehmensentwicklung.

Tipp: Es gibt hunderte Tools im Internet, welche Ihnen helfen die Kennzahlen darzustellen. Fangen Sie aber zuerst ganz einfach mit Excel an und kontrollieren Sie, ob das Ergebnis für Sie passt. Denn auch für professionelle Software benötigen Sie grundlegend die gleichen Daten.

Vor dem Aufbau

Bevor Sie sich nun Hals über Kopf in dieses Thema werfen, lehnen Sie sich zurück und überlegen, was sie eigentlich darstellen wollen. Als ersten Schritt stellen Sie sich folgende Fragen:

1. Was will ich darstellen?

Umsatzveränderung, Personalkosten, Absatzzahlen von Produkten, etc

2. Für wen ist diese Visualisierung?

Geschäftsführer, Verkaufsleiter, Produktionsleiter, Projektteam, etc

3. In welcher Zeitspanne wird gemessen?

Pro Monat, Quartal, Jahre oder variabel

4. Wo habe ich verfügbare Quellen?

Aus Tabellen, SQL-Datenbanken, ERP-System, etc

Auch bei der Darstellung ist weniger mehr. Diese ist im ersten Schritt nicht relevant, da es um die Aussage geht. Überfüllen Ihr Dashboard nicht von Beginn an mit zu viel Inhalt, da dies zur Überforderung führen kann.

Hilfreich ist zu Beginn auch, dass man von Hand auf ein Blatt skizziert, was man eigentlich möchte. Das kann beispielsweise so aussehen:

Einfaches Dashboard in Excel

In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns einmal mit einer einfachen Visualisierung, welche ganz einfach in Excel erstellt wird. Wenn Sie noch nicht so geübt sind, ist die offizielle Seite von Microsoft hilfreich.

Wir nehmen wieder einmal unseren Malermeister, der nun beschliesst, Kennzahlen für sein Unternehmen aufzubauen. Er will im ersten Schritt folgende Werte erfassen: Wie ist die Umsatzentwicklung in meinem Unternehmen?

Auf der Grafik sieht man eine einfache Tabelle, wo Umsatz und Monat eingetragen werden. Mit bescheidenem Aufwand und ein wenig Excel-Kenntnis kann man hier schon aussagekräftige Auswertungen erstellen:

Er vergleicht im nächsten Schritt noch die Anzahl Offerten und die effektiven Aufträge, welcher er erhielt:

Der Malermeister kann nun auf einen Blick eine Aussage machen, wie sich zb der Umsatz zum Vorjahr verhält und wie die Rücklaufquote der Aufträge nach der Offert Erstellung war. Korrekt ausgedrückt sind das noch keine KPI, sondern einfache Kennzahlen. Wir erstellen nun einen KPI: Der Malermeister will wissen, wie hoch die Quote Offerten zu Aufträgen ist. Seine Zielsetzung ist 1.5, was nun ein richtiger KPI ist. Das sieht im Beispiel so aus:

Sie sehen nun auf einen Blick, wie sich der aktuelle Wert zum Soll-Wert verhält und können sekundenschnell die Veränderung beurteilen.

Der Vorteil von Excel ist seine Flexibilität und dass es auf den meisten Computer bereits vorinstalliert ist. Ausserdem gibt es auf YouTube unzählige Videos zum Üben.

Tipp: Erstellen Sie immer eine Erfassungsmappe, welche Sie kontinuierlich führen und stellen Sie die Grafiken auf einer anderen Excel-Mappe dar.

Komplexeres Dashboard aus verschiedenen Quellen

Sobald Daten aus mehreren Quellen kommen, verwende ich Microsoft Power-BI. Es ist jedoch auch mit Excel möglich, aber die Bedienung in Power-BI finde ich besser. Es besteht ausserdem die Möglichkeit ein interaktives Dashboard zu erstellen, wo der Benutzer online zugreifen, verschiedene Seiten besuchen und Zeiträume verändern kann.

Angenommen unser Malermeister hat verschiedene Software (Personaladministration, Buchhaltungssoftware, ERP-System und eine Logistiksoftware) im Einsatz, welche je eigene Datenbanken besitzen, kann er verschiedene interessante Kennzahlen darstellen:

• Wie viele Kilometer fahren meine Mitarbeiter pro Auftrag?
• Wie viele Garantiearbeiten fielen pro Auftrag an?
• Konnten die Garantiearbeiten durch Mitarbeiterschulung verringert werden?
• Wirkt sich die Mitarbeiterschulung auf die Fluktuationsrate aus?
• Wie sind die Personalkosten im Vergleich zu den Auftragskosten?

Mit Power-BI besitzen Sie ein starkes Tool, welche Visualisierungen, beinahe ohne Grenzen zulässt. Wer sich dafür interessiert, findet auch auf den Seiten von Microsoft die entsprechenden Anleitungen.

Hier ein Beispiel von agile Analytics, wie eine Oberfläche aussehen könnte:

Ein kleiner Einblick über die Möglichkeiten bietet auch das folgende Video:

Typische Fehler beim Erstellen von Dashboards

Aller Anfang ist schwer und Fehler sind nicht verboten. Trotzdem bitte ich Sie auf folgende Punkte zu vermeiden, in Bezug auf die visuelle Darstellung von Kennzahlen und KPI in ihrem Dashboard:

• Unübersichtliche Darstellung
• Die Qualität der Quelldaten ist schlecht
• Zu viele nackte Zahlen statt Grafiken
• Zeitverschwendung durch unnötiges designen
• Falsche Zahlen für die Zielgruppe
• Kein Zeitraum angegeben, respektiv immer für alle Werte den gleichen zu verwenden